3 dicas eficientes de como administrar seus prazos 

A rotina mudou e novos hábitos surgiram. Então eu te pergunto: quantas vezes as 24 horas do dia pareceram pouco? Quantas vezes você deixou algo para depois? Quantas vezes isso impactou na qualidade de suas entregas e, até mesmo, no seu bem-estar? Pensando nisso, busquei por dicas que podem proporcionar uma melhor administração do seu tempo. Continue a leitura para conhecer dicas e técnicas eficientes, assim como as vantagens de organizar suas tarefas a partir de agora!

O dia a dia sobrecarregado, apesar de ser comum, não é nada fácil. Cheio de cobranças e grandes entregas, exige dedicação, tranquilidade e determinação. Mas pode ficar mais simples a gestão de prazos! Otimizar seu tempo pede por planejamento e disciplina, independente do ambiente em que esteja ou qual tarefa precise realizar. 

E como o próprio termo já diz, a "gestão de tempo" é diferente de acelerar sua produção. Não basta diminuir o tempo dedicado à cada atividade, se sua eficiência não atender às expectativas. Mas, você pode, sim, ter alta produtividade em menos tempo se contar com uma boa organização. Isso evitará refações e oferecerá aos seus clientes uma melhora considerável em sua performance. 

COMO GERENCIAR TEMPO E ATIVDADES DE TRABALHO

Então, para isso, considere as dicas abaixo e escolha qual delas melhor se adapta aos seus hábitos diários: 

1. Identifique uma lista de prioridades

Anote, analise e identifique as atividades de maior relevância durante o dia. Para isso, é preciso ponderar: 

·   O tempo necessário para a realização do trabalho; 

·   Seu nível de urgência e dificuldade; 

·   E a quantidade de pessoas envolvidas no projeto.

Então, seja no bloco de notas de papel ou digital, mantenha de maneira visível e organizada os objetivos dos projetos, suas etapas, pessoas envolvidas em cada uma de suas partes e, ainda, sua data de entrega. Isso deve ser feito a partir do momento que você recebe todo o projeto em mãos, a fim de alcançar uma boa gestão de tempo e eficiência dos processos. 

Para te ajudar com isso, destaco que no meu método de gestão o arquiteto e designer (ou qualquer profissional que desenvolva projetos) jamais trabalha olhando para uma agenda semanal, e sim mensal. Então, além da sua agenda eletrônica com compromissos da semana, sugiro que tenha o nosso planner mensal (clique e baixe AGORA) com os próximos meses de trabalho. Anote a lápis os prazos estimados e você terá uma noção incrível do seu trabalho, da sua equipe e melhor: para onde está indo o seu tempo!  

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2. Tenha uma rotina 

Imprevistos acontecem, mas não impedem que uma rotina seja desenvolvida. Ter pré-definido os seus trabalhos, reuniões e atividades pessoais (que são fundamentais), permitem que você entenda melhor a sua capacidade de produção dentro da sua jornada de trabalho, assim como tenha um cotidiano mais saudável para seu corpo e sua mente. Prezar por bem-estar é importante para que sua disposição e concentração te ofereçam máximo aproveitamento. 

3. Conheça técnicas que podem ser suas aliadas 

Diferentes técnicas foram estudadas ao redor do mundo a fim de facilitar a rotina de trabalho das pessoas. Uma das mais conhecidas é o Pomodoro, que consiste em pausas programadas de tempos em tempos. Exemplo: o trabalhador deve manter foco no trabalho durante 25 minutos consecutivos, seguidos por 5 minutos de pausa. Assim, em uma hora serão 10 minutos essenciais para o relaxamento do corpo e aumento da concentração.  

Outra técnica bastante eficiente é a conhecida "Matriz GUT", (GUT: gravidade do problema, urgência de sua resolução e tendência de melhora ou piora em diferentes cenários). Organizada, muitas vezes, em forma de gráfico, permite acompanhar os pontos mais críticos de uma projeto de forma visual e assertiva. 

Ao colocar isso em prática, você garantirá: maior produtividade, conforto, qualidade e tranquilidade na realização das tarefas, assim como no seu desenvolvimento (tirando um "peso" em relação à elas). 

Essas e outras dicas você encontra aqui! Fique por dentro dos conteúdos e compartilhe com sua equipe.